Обязанности:
Отдел Материально-Технического Обеспечения
Администативный Ассистент Отдела Управления Атыраускими Объектами ТШО
Атырауские объекты ТШО – Офис ТШО по ул. Сатпаева, Американский Жилой городок «Достык», Атырауская Транзитная гостиница
• Работа по действующим контрактам, с такими как сервисное обслуживание (ЕСС, АтырауМультисервис, Атыраужарык, итд), связь с работниками отдела ОMTO, которые отвечают за контракты, чтобы обеспечить их сроки действия и соблюдение условий. При наступлении сроков, продление сроков контрактов, координация с заинтересованными лицами, чтобы обеспечить своевременное продление сроков контрактов. Координация с отделом контрактов по вопросам составления всех новых контрактов.
• Проверка счетов-фактур за обслуживание объектов, а также аренды квартир и распределение их по департаментам, и отслеживание оплаты в системе Ариба.
• Подготовка документов для Финансового департамента, составление ежемесячных отчетов и прогнозов по затратам - капитальные и эксплуатационные расходы, разрешение на затраты.
• Ежемесячная подготовка табеля для отдела кадров и бухгалтерии – подсчет, проверка часов работников в системе Е1. Подготовка их отпускных и иных приказов, больничных листов, трудовых договоров.
• Составление заявок и заказов на закупку материалов в системе Ариба, работа с закупщиками.
• Организация посещения объектов партнерами, важными лицами и другими посетителями, включая подготовку пропусков, обеспечение гостиницы, транспорта и проезда. Организация совещаний и координация работы по подготовке материалов совещаний.
• Обеспечение устного и письменного переводов, разрешение других административных вопросов.